Számla rögzítés

Szállítói számla rögzítés

“Számlázás / Számla rögzítés / Szállítói számla rögzítés” A számlák egy folyamatos sorszámozású iktató számot kapnak, melyet a “Program adminisztráció / Számozási körök” menüpont alatt tudunk paraméterezni, ezt egy évre egyszer tudjuk megadni, utólag nem módosítható.

Az ”Új” gombra kattintva tudunk számlát rögzíteni. Minden felületen, a legtöbb funkció gombhoz van hozzárendelt gyorsbillentyű, a kényelmesebb elérés érdekében. A mezők között leghatékonyabban a tabulátor billentyűvel tudunk közlekedni.

A számlakarton felső jobb oldali részén található a ÁFA tételes adatszolgáltatás rész, ahol 3 cellát találunk: Nettó összeg, Áfa összeg, eredeti Áfa telj. dátum. Ezek azok az információk, amit az IMA az áfa bevallás M-es lapjára átad. Sok esetben a számlán szereplő áthárított adó összege és a ténylegesen levont adó összege eltér egymástól. A számla tételsor kartonon a ténylegesen levont adót adjuk meg, viszont ahhoz, hogy az M-es lapra a számlán szereplő áthárított adó kerüljön, ezeket a cellákat kell az eredeti, számlán szereplő adatokkal kitöltenünk. Az eredeti ÁFA telj. dátum alapértelmezettként megegyezik a számla kartonon szereplő ÁFA teljesítés dátumával, de vannak bizonyos esetek, amikor a könyvelésben használt teljesítési dátumokat eltérítjük a számlán szereplő teljesítési dátumtól. Ekkor az itt megadott Áfa telj. dátum kerül rá az M-es lapokra, feltéve, ha az ÁFA bevallás menüpontban kiválasztjuk a Tételes adatszolgáltatás eredeti ÁFA teljesítés szerint, M-esen eredeti Áfa teljesítés dátum kitöltésével lehetőséget.

A számla karton felső részén a számla alap adatait adjuk meg, alsó része a számla tételeire vonatkozó adatfelvitel helye. Adjuk meg a külső bizonylat szerinti “Szállítói számla száma”-t. A “Partner” lenyíló menübe elkezdjük beírni a cég nevét, a rendszer folyamatosan kínálja fel a szűrés alapján a már létező partnereket, amiből ki tudjuk választani. Ha nincs a listában, az ablak melletti kis ikonnal tudunk újat felvenni (nem szükséges a “Program adminisztráció / Partner” felviteli helyre elmenni). Adjuk meg a Partner nevét, típusát (vevő, szállító), Fizetési mód-ját, Fizetési határidő-t a Vevő -/ Szállító könyvelési csoport kiválasztásával adjuk meg, hogy alapértelmezetten, melyik főkönyvi számon tartjuk nyilván a szállítókat, ezt adott számla rögzítésekor módosíthatjuk. A Könyvelési csoportokat a “Pénzügy/Számvitel / Beállítások / Könyvelési csoportok” menüben tudjuk kezelni, de új esetén itt is működik a kis ikonnal történő felvitel. Amennyiben imá-ból számlázunk, a cím adatokat a külön tagolt mezőkbe töltsük ki, egyébként folyamatosan is beírhatjuk a szabadszavas mezőbe. (Ha a partneradatok ellenőrzése pipa a Főbeállítások/Általános beállításokban be van jelölve, akkor a partner adószámának beírásával, a zöld pipára kattintva, automatikusan kitöltődnek az adatok, ez külön díjtételhez kötött funkció.) Megadjuk a partner Adózási és ÁFA típusának megfelelő beállításokat, pl. pénzforgalmis partner megjelölése.

“OK” gombra kattintva, folytathatjuk a számla adatainak kitöltését. Jobb oldalon a “Fizetési mód” megadása fontos, lenyíló menüből választhatunk (Partnernél beállított adatot hozza, de módosítható). Számla dátumainak kitöltése értelemszerűen. Aktuális évre vonatkozóan elegendő csak a hónap és nap két karakteres beírása pontok nélkül (pl.: 0701), és tabulátorral továbblépve, kitöltődik a megfelelő dátum formátum, év megadásához is elegendő az első két karakter (pl.: 060101). A számla karton közepén látszik a “Szállító könyvelési csoport” a partnerhez beállított könyvelési csoport jelenik itt meg, de ha az adott számlát máshová szeretnénk tenni, akkor itt lehet állítani. A karton középen lévő “Új” gombra kattintva tudjuk a számla tételeit felvinni:

Megadjuk vagy a “Főkönyvi számlaszám”-ot, és “ÁFA kulcs”-ot, vagy az előre definiált “Jogcím”-et (ld. Pénzügy/Számvitel Beállítások/ Jogcím menü) és megadjuk az összeget, elég csak a nettót, vagy a bruttót beírni, a többit az ima kiszámolja. “OK” gombra kattintva létrejön a számla tételsora. További sorokat az előbb használt “Új” gomb megnyomásával adhatunk hozzá. A mellette lévő “karton” gombbal tudunk szerkeszteni, ha valamit módosítani szeretnénk. Megadhatunk munkaszámot, költséghelyet is a tételeken. A szállítói számla karton alján lévő “OK” gombbal elmenthetjük a számlát, ami piszkozatként jön létre, csak az analitikában jelenik meg, a számla státuszánál “igény” szerepel. A “Könyvelés” gombbal tudjuk véglegesíteni, lekönyvelni, így már a főkönyvben is szerepelni fog. Az így véglegesített számlát már nem tudjuk módosítani, csak sztornózni.

Kifizetettlen szállítói számlák

Számlázás / Számla rögzítés / Kifizetettlen szállítói számlák:

Az eredmény szűrés alatt van lehetőség szűrni a visszaigazoltakra. Ez a szűrés akkor is behozta ide a számlát ha 3 embernek lett kiadva vissza igazolásra de abból csak 1 vagy 2 ember igazolta vissza. Ezt a szűrést meghagytuk hogy akik eddig is ezt használta és nem szükséges náluk, hogy mindenki visszaigazolja akkor tudják továbbra is használni. Be raktunk egy új szűrési lehetőséget ami viszont csak azokat a számlákat gyűjti le amiket mindenki visszaigazolt azok közül akik rá lettek rakva.

Devizás szállítói számlák rögzítése

“Számlázás / Számla rögzítés / Szállítói számla rögzítés” Ugyanaz a felület, mint a forintos számlánál, az “Új” gomb megnyomásával, megnyílik a számla karton. A számla karton közepén látszik a szállítóhoz beállított, már ismert “Szállító könyvelési csoport”, mely deviza használata esetén játszik nagyobb szerepet, ha külön főkönyvön tartjuk nyilván a szállítókat devizanemenként, pl. Belföldi EUR, vagy Külföldi USD. E mellett van a Pénznem lenyíló menü, megadjuk az előzőleg már létrehozott devizát (Pénzügy/Számvitel / Beállítások / Pénznem), és az ima megadja a számla számviteli teljesítésének dátumához tartozó MNB árfolyamot. Ezt a mellette lévő naptár ikonra kattintva átállíthatjuk a számla keltének árfolyamára, illetve tetszőlegesen felülírhatjuk. A számla tétel készítését az “Új” gombbal, a számla rögzítésnél megadottakkal megegyezően rögzítjük.

Vevői számla rögzítés / Vevői devizás számla rögzítés

“Számlázás / Számla rögzítés / Vevői számla rögzítés” A vevői számla rögzítési felület a szállítói rögzítéssel azonos, de eltérő a menü gomb, az “Új” gomb megnyomásánál lenyíló menüből tudjuk az “Új”/“Új” forintos és az “Új/Új devizás” számlát kiválasztani.

A vevői forintos számla esetén, a gomb megnyomása után a rendszer először a rögzítendő számla számát kéri, majd utána nyílik meg a felület. Kitöltése megegyezik az előző pontban leírtakkal. A vevői devizás számla választásával, válik elérhetővé, középen a “Vevői könyv. csoport” mellett a “Pénznem” beállítása, és az árfolyam kezelése. Ez a rögzítői felület megegyezik a szállítói számlánál látottal.