Számla analitika és főkönyv egyeztetés - hibakeresés

Számla analitika értelmezése IMA-ban:

Az IMA működésében az analitika (értsd számla analitika, továbbiakban analitika) részben független a főkönyvtől. A számlák rögzítése során létezik az analitikában rögzített, de nem könyvelt státusz, tehát egy számla attól, hogy rögzített vagy akár kiegyenlített még nem biztos hogy szerepel a főkönyvben, így az alábbi tipikus hibák mentén előfordulhat, hogy analitika és főkönyv eltérés jön létre.

Hogyan egyeztessünk analitikát főkönyvet, mely lekérdezéseket és hogyan használjuk?

A fentiek következménye, hogy egyeztetéskor külön kell lekérdezni a főkönyvet és az analitikát.

Egyeztetés folyamata:

Érdemes 2x elindítani az IMA-t. Az egyik IMA-ban lekérjük a főkönyvet az adott időszakra, a másik IMA-ban lekérjük az analitikát az adott időszakra (analitikánál más dátum beállítás szükséges, lásd alább) és összehasonlítjuk a kettőt.

Amennyiben egyezik készen vagyunk, amennyiben nem egyezik indul a hibakeresés az alább leírtak szerint.

FONTOS: az alábbiakban részletesen le van írva, hogyan keressünk kézzel eltéréseket, és melyek a tipikus hibák. Ez a keresési folyamat tanulságos a kedves olvasónak amennyiben azért olvassa ezt a cikket, hogy megértse az analitika és a főkönyv kapcsolatát.

Amennyiben ez már nem kérdés, érdemes a hibakeresést megkönnyítő funkciót használni, amely elvégzi helyettünk az összehasonlításokat.

Főkönyvi könyvelés / hivatkozás Számla analitika és főkönyv egyeztetés

Leggyakoribb eltérést okozó esetek:

Az eltérés pontos megkeresésének módja az alábbiakban részletezve, itt a leírás elején szeretnénk bemutatni a tipikus okokat:

Könyveletlen tételek:

FONTOS: bármilyen egyeztetés előtt nézzük meg a főkönyvi könyvelés / hibajavítás / könyveletlen tételek menüpontban, hogy a vizsgált időszakban van-e könyveletlen tétel, hiszen a már létező de le nem könyvelt tételek eltérést okoznak. Például rögzítve van már egy banki kiegyenlítés, de nem könyvelt, vagy szerepel a nyitó naplóban, de nem könyvelt.

Kiegyenlítés korábbi mint a számviteli teljesítés:

Általában a folyamatos teljesítésű és a rezsi számlák esetében szokott probléma lenni például:

• számla szv. telj 07.10.

• mivel folyamatos a számla a kelte 06.20.

• kiegyenlítésre kerül 06.28. dátummal bankból

tehát ha főkönyvet egyeztetünk 06.30-as határ dátummal akkor 06.28-al lett egy analitika és főkönyv eltérés, mert a banki könyvelés miatt már “lekerül” 311/4541-ről az egyenleg, az az egyenleg amely majd csak 07.10-el jelenik meg a számla könyvelésével

Természetesen ugyanez igaz évek között átívelő dátumok esetén is.

Tételek megkeresése:

Számlázás / Kimutatások / Számlák és kiegyenlítéseik menüpontban

A kimutatás úgy működik, hogy a számviteli teljesítés dátum szűrés alapján megkeresi a számlákat ÉS a kiegyenlítés dátuma szűrés alapján csak azon kiegyenlítéseket mutatja, melyek a kiegyenlítés dátum szűrésbe esnek, tehát jelen esetben lekérjük a teljes analitikát és a kiegyenlítések kezdő dátuma a határ dátumunk utáni 1. nap, most 06.30+1, ha év végével néznék akkor következő év 01.01.

Berendezzük a kimutatást a “Típus” oszlop alapján és látjuk melyek ezek a számlák.

Megoldás:

A számla kiegyenlítést át kell tenni egy “előleg” főkönyvi számra, és technikai naplóban elvezetni a számla kiegyenlítést a számviteli teljesítés dátumával. Abban az esetben amennyiben az általában használt technikai napló kerül alkalmazásra még vegyesben át kell vezetni p a 3895-453 között. Lehetőség van létrehozni új technikai naplót az elvezetésre használt főkönyvi számra, így egy lépésben lehet elvezetni.

IMA által történő automatikus átvezetés:

Forintos számlák esetében van automatikus funkció amely ezen átvezetési tételeket megcsinálja

Analitika nélküli könyvelések folyószámlára:

Technikailag nincsen korlátozva, hogy bankból / vegyesből direktben könyveljünk 311/4541-re. Ez szintén eltérést okoz.

Ilyen tételek szoktak lenni az azonosítatlan utalások bankból. Erősen javasoljuk, hogy ezen tételek könyvelése külön főkönyvi számokra történjenek.

Ezeket meg tudjátok keresni a Pénzügy számvitel / Egyszerűsített excel export / Főkönyvi karton menüben.

Le kell szűrni az adott főkönyvi számra,

• abban az esetben ha vegyesben lett könyvelve akkor a napló oszlopban azt látjátok, hogy vegyes naplóból származik a tétel és a számla száma oszlop üres, tehát nem számlából jött létre

• abban az esetben ha bankból lett könyvelve akkor a napló oszlopban azt látjátok, hogy bank napló és a számla száma oszlop üres, tehát nem számlából jött létre

Hibás árfolyam különbséggel létrejött kiegyenlítések:

Speciális esetek kezelése miatt van lehetőség árfolyamkülönbség nélkül könyvelni a kiegyenlítést. Ezek a normál működésben általában hibás rögzítés eredményeképpen jönnek létre. Az eltérés keresése során, ha már tudjuk mely partnernél mely napon van, érdemes megnézni a deivzás számlák kiegyenlítéseit, hogy az árfolyamkülönbségek rendben vannak-e.

Dátumok kezelése:

A főkönyvi lekérdezések és az analitikai lekérdezések esetében más megközelítést kell alkalmazni a szűrésben használt dátumoknál.

   I. Főkönyvi kimutatások

Főkönyvi kimutatások esetén, mindig az adott év (adott időszak) lekérdezése szükséges, pl.: 2022.01.01-2022.06.30. Fontos, hogy az év első napja ebbe bele essen különben a nyitónaplóból érkező egyenlegek nem szerepelnek benne!

Könyveléstechnikailag ez értelemszerű, hiszen az éveken átvezető nyitó naplón keresztül “átkerülnek” a tételek a következő évbe, így adott évre kérdezünk le.

Megjegyzés: vannak olyan programok, amelyek dátum mező kitöltése nélkül is működnek, ez IMA esetében nem megfelelő, mert azon programok esetében az évek külön adatbázisba vannak kezelve, tehát belépéskor kiválasztjuk a 2022-t, akkor az üres szűrés a 2022-t jelenti. Mivel IMA-ban az évek adatbázis szinten nincsenek külön szedve, mindig szükséges pontos dátum megadása.

pl.:

   II. Analitika kimutatások

Fontos: az analitikai kimutatások egy része korosítható másik része csak szv. telj dátum alapján szűr. Mivel jelen esetben a főkönyvvel egyező kimutatást szeretnénk kérni, ezért olyan kimutatásokat kell használni ahol nem csak az szv. telj dátum adható meg, hanem a kiegyenlítések határ dátuma is.

Ezen kimutatások

• főkönyvi könyvelés / jelentések / szállítói és vevői pénzügyi nyilvántartás meghatározott időpontban

• számlázás / kimutatások / számlák korosítása

Továbbá figyelembe kell venni, hogy az analitika nincsen nyitó naplóval “elvágva”, tehát folyamatosan történik a vezetése.

Kezdő dátumnak érdemes olyan korai dátumot megadni amilyen nyitott számlák már biztosan nincsenek, vagy még nem is létezett a cég, ezzel biztosítjuk, hogy minden számla kerüljön bele a szűrendő számlák közé, tehát NEM a főkönyvi lekérdezés kezdő dátumától indulunk, hanem a legrégebbi számla számviteli teljesítés dátumától.

Befejező dátumként pedig az időszak vége (határ) dátumot kell megadni

pl.:

Fentiek igazak a szv. telj szűrésre és a kiegyenlítés dátuma szűrésre is.

A számla rögzítés menük, nem megfelelőek erre a célra, hiszen ha 2021-es kimutatást szeretnénk lekérdezni, de már rögzítettünk 2022-es számlát akkor a rögzítés menüben az már kiegyenlítettként látszik, de 2021.12.31-én még nem volt az. Ezért van szükség olyan lekérdezésre ahol megadható a kiegyenlítések határ dátuma.

Hogyan keressünk hibát?

Időszak szűkítése:

Érdemes azzal kezdeni a keresést, hogy mi az első olyan időpont amikor eltérést tapasztalunk. Így elkerülhetjük, hogy végig ellenőrizzük az egész évet úgy, hogy valójában egy nyitó eltérés okozza a problémát.

Nyitó egyenlegek egyeztetése:

Nyitó főkönyvi lekérdezések:

Kérjük le úgy a főkönyvi kivonatot, hogy a vizsgált időszakra kérjük ÉS betesszük a “Csak nyitó naplóból jövő tételek kimutatása” pipát.

Ezzel megkapjuk, mennyi volt nyitó napló szerint az adott főkönyvi szám egyenlege.

Nyitó analitikai lekérdezések:

Kérjük le úgy a pénzügyi nyilvántartást, hogy a határ dátumok a vizsgált időszak előtti utolsó napra essenek, hiszen minden ami ezen beállításokkal kiegyenlítetlen szerepelnek (kellene) a nyitó naplóban, tehát ha a vizsgált időszak 2022.01.01.-2022.06.30 akkor a határ dátum 2021.12.31.

Továbbá ez az egyetlen olyan eset amikor a szállítói / vevői számla rögzítés menü is használható. Kérjük le a “csak nyitó tételeket”

Így csak azon számlák jelennek meg, melyek nyitónak lettek jelölve, tehát kellene szerepelniük a nyitó naplóban.

Ebben az esetben a kimutatás alján látott Bruttó összeseneknek kell megegyeznie a főkönyvi kimutatással.

Nem egyezik a nyitó egyenleg:

Felmerül a kérdés miért nem egyezik:

Általában a nyitás során az analitika kerül először rögzítésre, meg van jelölve, hogy nyitó, így amikor “könyveljük” ezen számlákat bekerül a nyitó naplóba a hozzá tartozó bejegyzés. Eltérés akkor szokott előfordulni, amennyiben nem így történik

Tipikus okok:

• nem lettek a számlák nyitóként megjelölve

• fel lett rögzítve az analitika, de nem lettek beszúrva nyitó napló tételek

• fel lett rögzítve analitika nélkül a nyitó napló (mert pl. átvett könyvelésnél nem érkezett még meg az analitika)

• rossz évre lettek beszúrva a nyitó napló tételek (meg kell adni a nyitó analitika könyvelésében a nyitó dátumot, rossz dátum lett megadva)

Megoldás:

Meg kell keresni partner szinten, mely partnerek esetében van eltérés.

Le kell kérni a főkönyvi kartont (kartonokat) csak nyitó naplóból jövő tételek kimutatásával, illetve le kell kérni a pénzügyi nyilvántartást. Így mindkét kimutatás partnerenként csoportosított lesz. Mindez elvégezhető, illetve sok partner esetében ajánlott inkább az exceles kimutatásokkal elvégezni, és FKERES függvénnyel ellenőrizni, hol van az eltérés.

Újra “könyvelés”:

Abban az esetben, amikor az analitika a helyes, meg lehet tenni, hogy visszanyitjuk az összes nyitó analitikát, így amelyikhez volt nyitó napló sor, törlésre kerül, majd újra könyveljük, így biztosan egyezni fog.

Nyitó egyezik - időszakon belül van az eltérés:

Meg kell keresni, mikortól van eltérés, ehhez szűkíteni kell az időszakot, érdemes mindig felezni az időszakot, majd utána megkeresni a napot,az alábbiakból látszik, érdemes kétszer megnyitni az IMA-t, illetve két monitoron csinálni, sokkal gyorsabb,

példa:

2022.01.01.-2022.06.30 a vizsgált időszak

1. lekérjük 2022.01.01.-2022.03.31. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.03.31. az analitikát -> egyezik

2. lekérjük 2022.01.01.-2022.06.30. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.06.30. az analitikát -> nem egyezik, mivel tudjuk, hogy az eltérés nem 1-3 hóban van 4-5-6 hóban megyünk tovább

3. lekérjük 2022.01.01.-2022.04.30. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.04.30. az analitikát -> egyezik

4. lekérjük 2022.01.01.-2022.05.31. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.05.31. az analitikát -> nem egyezik, meg kell keresni a napot

5. lekérjük 2022.01.01.-2022.05.15. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.05.15. az analitikát -> egyezik, akkor a hónap 2 felében van a gond

6. lekérjük 2022.01.01.-2022.05.20. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.05.20. az analitikát->egyezik

7. lekérjük 2022.01.01.-2022.05.25. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.05.25. az analitikát -> nem egyezik, tehát az eltérés 05.20 és 05.25 között van

8. ez követően naponként haladunk, így pl megtaláljuk, hogy 05.23-án van az eltérés

Ismert a dátum, meg kell keresni a partnert:

Kérjük le az adott napi főkönyvi kartont partnerenként csoportosítva így kiderül az adott napon mely partnerekre van könyvelés

Érdemes a “0 egyenleggel rendelkező partnerek” pipát is betenni, hogy azon partnerek is megjelenjenek akikre van könyvelés de főkönyv szerint 0 az egyenlegük.

Ebből megtudjuk mely partnereket kell ellenőrizni.

Ezt követően a fenti egyeztetést a 05.23-as határ dátummal, egyesével, partnerekre bontva végezzük el. Ebből ki fog derülni mely konkrét partnernél kell keresni az eltérést.

Végül adott partnerre vizsgálva az analitikát és a főkönyvet már látszódni fog mi okozza az eltérést. Lásd leírás elején, tipikus eltérést okozó esetek.

Kimutatások részletes leírása

Főkönyvi kimutatás:

   I. Főkönyvi kivonat PDF-ben: Pénzügy számvitel / főkönyvi könyvelés / jelentések / főkönyvi kivonat

Ennek eredményeképp látjuk a főkönyvek egyenlegeit

   II. Partnerenkénti egyenleg, adott karton, PDF-ben: Pénzügy számvitel / főkönyvi könyvelés / jelentések / főkönyvi karton

Lehetőség van partnerenként csoportosított kartont lekérdezni. A tételek kimutatása pipát KI kell venni, a csoportosítás partnerenként pipát BE kell tenni.

Érdemes szűrni egy (vagy több főkönyvre)

Így megkapjuk az adott karton partnerekre bontott egyenlegét

   III. Partnerekre bontott egyenleg táblázatos formában Főkönyvi könyvelés / egyszerűsített excel export / főkönyvi kivonat

Lehetőség van a szűrések között a “Csoportosítás partnerenként” opciót beállítani. Ekkor minden 31* és 454* főkönyvi szám partnerenkénti alábontással jelenik meg.

Analitika kimutatások:

   I. Pénzügyi nyilvántartás - PDF-ben Pénzügy számvitel / főkönyvi könyvelés / jelentések / szállítói és vevő pénzügyi nyilvántartás meghatározott időpontban

Dátumok a fent leírtak szerint:

pl.:

Ennek eredményeképp kapunk egy partnerenként bontott PDF-es kimutatást, melyben látszik forintban és devizában az adott partner egyenlege:

kimutatás végén az összesített egyenleg látszik:

   II.Korosított lista Számlázás / Kimutatások / Számlák korosítása menüben

Ez egy táblázatos kimutatás, tehát exportálható excelbe.

Működést tekintve szinte megegyezik az előzővel. Két fontos különbség van, ebben a kimutatásban számla kelte szűrés is van, illetve itt nincsen partnerenkénti összesítés.

Dátumok használata:

Számviteli teljesítés dátuma: az előzőek szerint

Korosítás dátuma: az előzőek szerinti határ dátum

Fontos: a lista számla keltére IS szűr, ezért érdemes a kelte vége dátumot nagyobb intervallumra hagyni, hogy a későbbi keltezésű de szv. teljesítésben a vizsgált időszakra eső számlák ne maradjanak ki

A részletes adatok kimutatása lehetőséget használva több, a későbbi összegzést vagy szűrést segítő oszlop jelenik meg.