Pénztár
A Pénztár / Pénztár menüpontban hozzuk létre a pénztárat, beállítjuk a hozzá tartozó főkönyvi számot és állíthatjuk be a vonatkozó kerekítési beállításokat, számozási köröket.
A Bevételi és a Kiadási pénztárbizonylatok formátuma megegyezik, Számozásukat - előtag használatát a pénztár kartonján meghatározhatjuk.
A pénztár menü valós pénztárként funkcionál, kiadási és bevételi bizonylatokkal kezeli le a pénzmozgásokat, ezen bizonylatok előállításához, illetve készpénzes számlák lekönyvelését-kiegyenlítését csak pénztárfelelősnek beállított felhasználó fogja tudni megtenni.
Pénztár felelős
Fonstos, hogy aki készpénzmozgát kezelő műveletet kell, hogy végezzen, annak adjunk pénztár felelősi hozzáférést (ide értendő a készpénzes fizetési módú bizonylatok lekönyvelése is) A pénztár kartonján jobboldalt Pénztár felelős fülre kattintva, újként tudjuk felvenni minden olyan felhasználót, akinek jogot akarunk adni a pénztrához.
Bizonylatok
Pénzügy/számvitel / Pénztár / Bizonylatok /Bevételi-/Kiadási pénztárbizonylat menüre kattintva, az Új gombbal megnyílik a rögzítő felület, ahol meg tudjuk kezdeni a pénztárbizonylat rögzítését. Első lépésként kiválasztjuk a használni kívánt Pénztár-at, megadjuk a Számla keltét és opcionálisan megadjahtjuk a Külső bizonylat számát.
Innentől kezdve a rögzítés három féle iránya folytatódhat,ennek megfelelően a bizonylat karton baloldalán választjuk ki, hogy Semleges, Előleg, vagy Kiegyenlítés típusú legyen a bizonylatunk.
- Semleges esetén főkönyvi számra rögzíthetünk, amihez jogcímet kell használnunk, közvetlenül főkönyi számot nem tudunk megadni. (Jogcím beállítása)
- Elszámolás, alkalmazottaknak kiadott elszámolási összegekre használhatjuk, külön vezeti a kimutatást az elszámolásokról, a "Pénztár/Jelentések/Elszámolásra váró összegek" a “Foglalkoztatott” menüben egy a HR-ben felvett foglalkoztatottathoz rendelhetjük a bizonylatot/előleget. Ebben az esetben mindenképp kell foglalkoztatottat hozzárednelni a pénztárbizonylathoz.
- Kiegyenlítés típusút használjuk a számlák kiegyenlítésére, Partner kiválasztása mindenképp szükséges.
A “Kiegyenlítés” gombbal, korábban rögzített szállítói számlát közvetlenül egyenlíthetünk ki, ebben az esetben megadjuk a Partner nevét, majd a Karton gomb megnyomásával, létrehozzuk a tételt, ahol az F9-es gombbal tudjuk kiválasztani a partner kiegyenlíteni kívánt számláját. Ebben az ablakban alapértelmezetten csak a készpénzesként rögzített számlák jelennek meg, az Összes számla megjelenítése bepipálásával tudunk olyan számlát is kiegyenlíteni, amit előzőleg nem készpénzesként rögzítettünk, most mégis pénztárból szeretnénk kiegyenlíteni. Amennyiben még nincs a rendszerben rögzítve a számla, semleges bizonylatot tudunk létrehozni, adjuk meg a partnert, ezt később a partner számlájához tudjuk rendelni.
A Számlákat vigyük fel IMA-ba
Az imá-ban minden számlát a Számlázás / Számlázás és Számla rögzítés felületen, számlaként rögzítünk és a fizetési móddal határozzuk meg, hogyha készpénzes számláról van szó. Amikor lekönyvelünk egy készpénzes számlát, a program megkérdezi, hogy létezik-e már a számlához tartozó pénztárbizonylat, ha igen a már meglévő bizonylathoz hozzárendelhetjük a számlát, ha nincs, automatikusan létrehozza rá az új pénztárbizonylatot, és a bizonylattal kiegyenlített státuszba kerül a számla. Nem készpénzesként létrehozott, vagy még le nem könyvelt számlát is ki tudunk egyenlíteni közvetlenül a számla menüből, a Műveletek / kiegyenlítés pénztárból menü használatával, ez létrehozza a számlához tartozó bizonylatot. A műveletek mellett található “Kiegyenlítő bizonylatok” gomb segítségével tudjuk megnézni egy számla kiegyenlítésére vonatkozó adatokat, milyen dátummal, milyen típusú, (pénztári, banki vagy technaikai számla) kiegyenlítés került rá. Itt a kiegyenlítő bizonlyatokban tudjuk törölni a Törlés gomb használatával a pénztári bizonylatot, ha egy számlánál vissza akarjuk venni a kiegyenlítést. Ez valójában egy ellelnoldalú bizonlyatot hoz létre, mert a sorszámozott pénztárbizonlyatokat nem engedjük törölni, csak "sztornózni" ellen bizonylatolni lehet.
Tételek véglegesítése/könyvelése A pénztárbizonylatokat is Ok-val, vagy Véglegesít-ve tudjuk létrehozni. A véglegesített bizonylatok kerülnek csak be a pénztárnaplóba. A pénztárnaplóban és pénztáranalitikában megjelennek a véglegesített bizonlyatok, de a főkönyvbe, csak a lekönyvelt pénztárnapló tételek kerülnek. Pénzügy/Számvitel / Pénztár / Pénztár napló menüben kijelöljük a tételeket, így kötegelten is lekönyvelhetjük őket a könyvelés gombbal. Ha egy véglegesített pénztári bizonylatot szeretnénk törölni, a pénztárnaplóban kell visszanyitni, törölni, ez a művelet fog létrehozni egy ellenirányú pénztári tételt, ami az erdeti sztornójának feleltethető meg. A Pénztrábizonylat végleges törlése gombbal ellenoldali pénztárbizonylat nélkül törölhetünk pénztári sorokat, de ebben az esetben a bizonylatok újrasorszámozására szükség lehet, melyet a Pénzügy/Számvitel / Pénztár / Bizonylatok / Pénztár bizonylatok rendezése menüpontban tudunk megtenni.
Pénztárbizonylat lekötése a számláról
Egy számlára tett kiegyenlítést törölhetünk a Kiegyenlítés menüpontban, de a bizonylatok továbbra is a számlára mutatnak, ha a számlát vissza akarjuk nyitni/törölni. Ahhoz, hogy a számla módosítható legyen, a pénztárbizonylatot le kell róla kötni. A Pénztár napló menüben található a Számla lekötese gomb, itt a kiválasztott bizonylatot átirányíthatjuk egy jogcímre. Ehhez hozzunk létre egy átvezetési főkönyvi számú jogcímet, amit erre használunk.
