Könyvelés ellenőrzése / Hiba keresés
Az IMA összetett rendszerként, pénzügyi és könyvelési adatokat egyaránt tartalmaz, így az előzetesen rögzített - analitikában látható tételek, csak könyvelés után kerülnek be a főkönyvbe.
Míg meg nem szokjuk ezt a használatot, hogy mindent le kell könyvelni, érdemes a Pénzügy számvitel/ Főkönyvi könyvelés / Hibajavítás menüben a könyveletlen tételeket rendszeresen ellenőrizni.
Tartalomjegyzék
Pénzügy/Számvitel / Főkönyvi könyvelés / Hibajavítások menü
Az IMA összetett rendszerként, pénzügyi és könyvelési adatokat egyaránt tartalmaz, így az előzetesen rögzített - analitikában látható tételek, csak könyvelés után kerülnek be a főkönyvbe. Míg meg nem szokjuk ezt a használatot, hogy mindent le kell könyvelni, érdemes a Pénzügy számvitel/ Főkönyvi könyvelés / Hibajavítás menüben a könyveletlen tételeket rendszeresen ellenőrizni.
A menüpont egyéb hibalistái is segítségünkre lehetnek, ellenőrizzük ezek tartalmát, ha problémát látunk a könyvelésben.
ÁFA analitika - ÁFA lista eltérés
ÁFA főkönyvre könyvelés történhet vegyes naplón keresztül is, pl. Import áfa vámhatározat alpapján, ha itt nem adunk meg bevallási sort, akkor az a tétel nem fog megjelenni az ÁFA listában, az ÁFA naplóban látszik az ÁFA sor megnevezés oszlopban, ha hiányzó tétel van. Ilyen hiány előfordulhat számlák esetén is, ezeket a tételeket a fentebb említett "Pénzügy/Számvitel / Főkönyvi könyvelés / Hibajavítás / ÁFA bevallás sora nélkül lekönyvelt számlák" menüben is láthatjuk.
Nyitó napló - Nyitó Analitika eltérés
A Pénzügy/Számvitel / Főkönyvi könyvelés /Jelentésekben a Főkönyvi kartont, vagy Főkönyvi kivonatot lekérve, van "Csak nyitó naplóból jövő tételek kimutatása" pipa, így az adott évre lekért főkönyvnek csak a nyitó naplóból jövő tételeit fogjuk látni. Ezt az analitikával úgy tudjuk egyeztetni, ha a számlákat ellenőrizve, pl. Szállítói számla rögzítésben a szávitel kezdetének egy legkorábbi időszakot, a végének pedig az előző év 12.31-et adjuk meg, és betesszük a csak nyitó tételek kimutatása pipát, akkor látjuk a számvitelileg bruttó számla értékeket, aminek meg kell egyeznie a nyitó főkönyvvel. A kiegyenlítés státuszt itt nem tudjuk figyelembe venni, mert az analitika nem korosítható, minden azóta történt kiegyenlítést is figyelembe vesz.
Egyszerüsített excel export
- Féllábas könyvelés hiba
Egyszerüsített excel export / Főkönyvi karton egyenleggel - itt felülre teszi az esetleges féllábas könyveléseket, ezt is érdemes a hibakeresés elején kiszűrni.
- Analitika főkönyv eltéséhez
Egyszerüsített excel export / Főkönyvi kivonat - Ha egyéb eltéréseket keresünk, pl. analitikához egyeztetünk, a Főkönyvet itt is tudjuk partner szerint csoportosítva kérni, excelbe kitenni
- Főkönyvi eltéréshez
Egyszerüsített excel export / Riport-Főkönyvi összesítés havi bontásban - itt mutatja melyik hónapban, mennyi az eltérés Egyszerüsített excel export / Főkönyvi kivonat (itt be tudod jelölni, hogy az összesítés legyen a lap alján, és napi szinten le tudod szűkíteni az eltérés helyét).
Egyenlege van a főkönyvnek:
Szűkítsük az időintervallumot a lekérdezésben, hogy megtaláljuk melyik napon van az eltérés, és azon belül tudjuk tovább keresni az eltérést okozó tételt. Lekérjük pl. csak az első félévre, így kiszürve, hogy ott még rednben van-e, akkor a második félévre esik az eltérés, és ott keressük tovább, vagy ha már ki is adódik az elsőfélévben, akkor haladunk visszafelé az időben, hogy csak az első negyedévet/első hónapot, így végül napra lebontva, az eltérés napjára letudjuk szűkíteni, lokalizálni a problémát, és csak az azon a napon történt könyvelési tételeket kell átnézni. Tipikus főkönyvi eltérést okozó esetek, amikre először érdemes figyelni, az áfa, Nettó+ÁFa=Bruttó eltérések, vagy az eltérő időszaki számlák, ahol ez nem lett jól lekezelve. A Pénzügy/Számvitel / Főkönyvi könyvelés / Hibakeresés menüpontban, pl. az eltérő időszaki számlákra van kimutatás, Eltérő áfa és számviteli teljesítés.
Tipikus hibák analitika főkönyv eltérésre:
- Nyitó analitika és nyitó napló nem egyezik, ellenőrizzük.
- Bankból / pénztárból / vegyesből közvetlenül partner főkönyvre, bankra, vagy pénztárra van könyvelve analitika nélkül. 311/4541..-re, 3811/3841-re ne könyveljük direktbe! A Pénzügy/Számvitel/ Főkönyvi könyvelés / Hibakeresésben pl. van Számla analitika nélküli könyvelések kimutatás. De a bank vagy pénztárra direktbe könyvelést a Vegyes ill Technikai naplók tartalmán tudjuk ellenőrizni, hogy ne szerepeljenek ezen +tiltott" főkönyvi számok.
- Eltérő időszaki számla rossz kezelése, van egy 18-as számla aminek a kiegyenlítése 17-ben van de a számla 18-ban, így tud eltérés lenni (hónapok közti eltérés is lehet, eltérő időszaki, másik számlára van téve a kiegyenlítés).
- Leggyakoribb eltérés általában a partner főkönyvi számok és partner pénzügyi nyilvántartásoknál fordul elő. A Főkönyvi kivonat jelentéseket lehet partnerenként csoportosítva lekérni, ugyanarra az időszakra mint a pénzügyi nyilvántartás, ahol az eltérést be tudtuk határolni, pl. 45411 karton csoportosítva partnerenként pipával, és a Vevő pénzügyi nyilvántartás partnerenkénti egyenlegét nézzük össze.
Szállító analitika főkönyv eltérés keresése
Főkönyvi karton parter szerinti csoportosítás lekérése, ha kikapcsoljuk a tételek kimutatását, akkor csak a parterenkénti összeseneket látjuk, így tudjuk a pénzügyi nyilvántartás parnterek szerinti összesenjével egyeztetni, hogy melyik partnernél van az eltérés. Ez után lehet a problémát okozó partnernél tétel szinten keresni a hibát. Sok tétel esetén itt is érdemes az időszakot szűkíteni, nem egész évre lekérni, hanem első félévre, majd hónapra, hogy melyik időintervallumon belül van a hiba, hogy minél kevesebb tételt kelljen átnézni.
Pénügyi nyilvántartás
Pénzügyi nyilvántartást ugyanerre a parter főkönyvre és időszakra nézzük meg. Figyeljünk oda, hogy míg a főkönyvben a nyitó tételek alapján csak az adott év lekérdezését alkalmazzuk, a pénzügyi nyilvántatást visszamenőlegesen vizsgáljuk, ezért a kezdő időpontot dátum nélkül, vagy egy olyan kezdő dátummal kell lekérni, aminél korábbról biztosan nincsenek számláink. A kiegyenlítés dátuma ugyanezen időszakra vonatkozik. Pénzügy/Számvitel /Főkönyvi könyvelés / Jelentések / Vevő pénzügyi nyilvántartás és Szállító pénzügyi nyilvántartás
Korosított lista
A Korosított lista a másik analitikus lista a pénzügyi nyilvántartáson felül, ami táblázatos formában, excelbe exportálhatóan érhető el Számlázás/Kimutatások / Számák korosítása / Átértékelés. Ezen listánál is, mint a pénzügyi nyilvántartásnál, a kezdő dátumnál figyelni kell, hogy a legkorábbi dátumot adjuk meg, amikortól számlák lehetnek (vagy hagyjuk üresen), itt a számla kelte is szerepel, aminek záró dátuma is nagyobb kell legyen a vizsgálni kívánt számviteli időszaknál, mert lehet pl. következő évben, januárban kiállított számla előző számviteli időszakra. A korosítás dátuma kell, hogy megegyezzen a vizsgált időszak záró dátumával (hogy kizárjuk az az után történt kiegyenlítéseket.) A részletes adatok kimutatása pipa használatával, egyéb információk is megjelennek az analitikából, pl. A könvyelési csoport, így az alábontott főkönyvek szerint tudjuk excelben elkülöníteni a tételeket.
Számla analitika és főkönyvi egyeztetés:
- Partnerre lebontva láthatjuk a főkönyv és az analitika eltérést továbbá lekérhetjük adott partnerra a napi egyenleget ahol dátum szerint láthatjuk a változásokat.
