Számla analitika és főkönyv egyeztetés - hibakeresés

Innen: IMA ERP tudasbazis
A lap korábbi változatát látod, amilyen Imawikiadmin (vitalap | szerkesztései) 2022. augusztus 30., 10:00-kor történt szerkesztése után volt.
(eltér) ← Régebbi változat | Aktuális változat (eltér) | Újabb változat→ (eltér)

Számla analitika értelmezése IMA-ban:

Az IMA működésében az analitika (értsd számla analitika, továbbiakban analitika) részben független a főkönyvtől. A számlák rögzítése során létezik az analitikában rögzített, de nem könyvelt státusz, tehát egy számla attól, hogy rögzített vagy akár kiegyenlített még nem biztos hogy szerepel a főkönyvben, így az alábbi tipikus hibák mentén előfordulhat, hogy analitika és főkönyv eltérés jön létre.

Hogyan egyeztessünk analitikát főkönyvet, mely lekérdezéseket és hogyan használjuk?

A fentiek következménye, hogy egyeztetéskor külön kell lekérdezni a főkönyvet és az analitikát.

Egyeztetés folyamata:

Érdemes 2x elindítani az IMA-t. Az egyik IMA-ban lekérjük a főkönyvet az adott időszakra, a másik IMA-ban lekérjük az analitikát az adott időszakra (analitikánál más dátum beállítás szükséges, lásd alább) és összehasonlítjuk a kettőt.

Amennyiben egyezik készen vagyunk, amennyiben nem egyezik indul a hibakeresés az alább leírtak szerint.

FONTOS: az alábbiakban részletesen le van írva, hogyan keressünk kézzel eltéréseket, és melyek a tipikus hibák. Ez a keresési folyamat tanulságos a kedves olvasónak amennyiben azért olvassa ezt a cikket, hogy megértse az analitika és a főkönyv kapcsolatát.

Amennyiben ez már nem kérdés, érdemes a hibakeresést megkönnyítő funkciót használni, amely elvégzi helyettünk az összehasonlításokat.

Főkönyvi könyvelés / hivatkozás Számla analitika és főkönyv egyeztetés

Leggyakoribb eltérést okozó esetek:

Az eltérés pontos megkeresésének módja az alábbiakban részletezve, itt a leírás elején szeretnénk bemutatni a tipikus okokat:

Könyveletlen tételek:

FONTOS: bármilyen egyeztetés előtt nézzük meg a főkönyvi könyvelés / hibajavítás / könyveletlen tételek menüpontban, hogy a vizsgált időszakban van-e könyveletlen tétel, hiszen a már létező de le nem könyvelt tételek eltérést okoznak. Például rögzítve van már egy banki kiegyenlítés, de nem könyvelt, vagy szerepel a nyitó naplóban, de nem könyvelt.

Kiegyenlítés korábbi mint a számviteli teljesítés:

Általában a folyamatos teljesítésű és a rezsi számlák esetében szokott probléma lenni például:

  • számla szv. telj 07.10.
  • mivel folyamatos a számla a kelte 06.20.
  • kiegyenlítésre kerül 06.28. dátummal bankból

tehát ha főkönyvet egyeztetünk 06.30-as határ dátummal akkor 06.28-al lett egy analitika és főkönyv eltérés, mert a banki könyvelés miatt már “lekerül” 311/4541-ről az egyenleg, az az egyenleg amely majd csak 07.10-el jelenik meg a számla könyvelésével

Természetesen ugyanez igaz évek között átívelő dátumok esetén is.

Tételek megkeresése:

Számlázás / Kimutatások / Számlák és kiegyenlítéseik menüpontban

A kimutatás úgy működik, hogy a számviteli teljesítés dátum szűrés alapján megkeresi a számlákat ÉS a kiegyenlítés dátuma szűrés alapján csak azon kiegyenlítéseket mutatja, melyek a kiegyenlítés dátum szűrésbe esnek, tehát jelen esetben lekérjük a teljes analitikát és a kiegyenlítések kezdő dátuma a határ dátumunk utáni 1. nap, most 06.30+1, ha év végével néznék akkor következő év 01.01.

Kiegyenlítéskorábbanmint a számvitelitelj.png

Berendezzük a kimutatást a “Típus” oszlop alapján és látjuk melyek ezek a számlák.

Megoldás:

A számla kiegyenlítést át kell tenni egy “előleg” főkönyvi számra, és technikai naplóban elvezetni a számla kiegyenlítést a számviteli teljesítés dátumával. Abban az esetben amennyiben az általában használt technikai napló kerül alkalmazásra még vegyesben át kell vezetni p a 3895-453 között. Lehetőség van létrehozni új technikai naplót az elvezetésre használt főkönyvi számra, így egy lépésben lehet elvezetni.

IMA által történő automatikus átvezetés:

Forintos számlák esetében van automatikus funkció amely ezen átvezetési tételeket megcsinálja

Számla kiegyenlítés korábbi mint a számviteli teljesítés automatikus átvezetés beállítása

Analitika nélküli könyvelések folyószámlára:

Technikailag nincsen korlátozva, hogy bankból / vegyesből direktben könyveljünk 311/4541-re. Ez szintén eltérést okoz.

Ilyen tételek szoktak lenni az azonosítatlan utalások bankból. Erősen javasoljuk, hogy ezen tételek könyvelése külön főkönyvi számokra történjenek.

Ezeket meg tudjátok keresni a Pénzügy számvitel / Egyszerűsített excel export / Főkönyvi karton menüben.

Le kell szűrni az adott főkönyvi számra,

  • abban az esetben ha vegyesben lett könyvelve akkor a napló oszlopban azt látjátok, hogy vegyes naplóból származik a tétel és a számla száma oszlop üres, tehát nem számlából jött létre
  • abban az esetben ha bankból lett könyvelve akkor a napló oszlopban azt látjátok, hogy bank napló és a számla száma oszlop üres, tehát nem számlából jött létre

Hibás árfolyam különbséggel létrejött kiegyenlítések:

Speciális esetek kezelése miatt van lehetőség árfolyamkülönbség nélkül könyvelni a kiegyenlítést. Ezek a normál működésben általában hibás rögzítés eredményeképpen jönnek létre. Az eltérés keresése során, ha már tudjuk mely partnernél mely napon van, érdemes megnézni a deivzás számlák kiegyenlítéseit, hogy az árfolyamkülönbségek rendben vannak-e.

Hibás árf kül létrejött tétel.png

Dátumok kezelése:

A főkönyvi lekérdezések és az analitikai lekérdezések esetében más megközelítést kell alkalmazni a szűrésben használt dátumoknál.

   I. Főkönyvi kimutatások

Főkönyvi kimutatások esetén, mindig az adott év (adott időszak) lekérdezése szükséges, pl.: 2022.01.01-2022.06.30. Fontos, hogy az év első napja ebbe bele essen különben a nyitónaplóból érkező egyenlegek nem szerepelnek benne!

Könyveléstechnikailag ez értelemszerű, hiszen az éveken átvezető nyitó naplón keresztül “átkerülnek” a tételek a következő évbe, így adott évre kérdezünk le.

Megjegyzés: vannak olyan programok, amelyek dátum mező kitöltése nélkül is működnek, ez IMA esetében nem megfelelő, mert azon programok esetében az évek külön adatbázisba vannak kezelve, tehát belépéskor kiválasztjuk a 2022-t, akkor az üres szűrés a 2022-t jelenti. Mivel IMA-ban az évek adatbázis szinten nincsenek külön szedve, mindig szükséges pontos dátum megadása.

pl.:

Dátum kezelés 1.png

   II. Analitika kimutatások

Fontos: az analitikai kimutatások egy része korosítható másik része csak szv. telj dátum alapján szűr. Mivel jelen esetben a főkönyvvel egyező kimutatást szeretnénk kérni, ezért olyan kimutatásokat kell használni ahol nem csak az szv. telj dátum adható meg, hanem a kiegyenlítések határ dátuma is.

Ezen kimutatások

  • főkönyvi könyvelés / jelentések / szállítói és vevői pénzügyi nyilvántartás meghatározott időpontban
  • számlázás / kimutatások / számlák korosítása

Továbbá figyelembe kell venni, hogy az analitika nincsen nyitó naplóval “elvágva”, tehát folyamatosan történik a vezetése.

Kezdő dátumnak érdemes olyan korai dátumot megadni amilyen nyitott számlák már biztosan nincsenek, vagy még nem is létezett a cég, ezzel biztosítjuk, hogy minden számla kerüljön bele a szűrendő számlák közé, tehát NEM a főkönyvi lekérdezés kezdő dátumától indulunk, hanem a legrégebbi számla számviteli teljesítés dátumától.

Befejező dátumként pedig az időszak vége (határ) dátumot kell megadni

pl.:

Dátum kezelés 2.png

Fentiek igazak a szv. telj szűrésre és a kiegyenlítés dátuma szűrésre is.

A számla rögzítés menük, nem megfelelőek erre a célra, hiszen ha 2021-es kimutatást szeretnénk lekérdezni, de már rögzítettünk 2022-es számlát akkor a rögzítés menüben az már kiegyenlítettként látszik, de 2021.12.31-én még nem volt az. Ezért van szükség olyan lekérdezésre ahol megadható a kiegyenlítések határ dátuma.

Hogyan keressünk hibát?

Időszak szűkítése:

Érdemes azzal kezdeni a keresést, hogy mi az első olyan időpont amikor eltérést tapasztalunk. Így elkerülhetjük, hogy végig ellenőrizzük az egész évet úgy, hogy valójában egy nyitó eltérés okozza a problémát.

Nyitó egyenlegek egyeztetése:

Nyitó főkönyvi lekérdezések:

Kérjük le úgy a főkönyvi kivonatot, hogy a vizsgált időszakra kérjük ÉS betesszük a “Csak nyitó naplóból jövő tételek kimutatása” pipát.

Hogyan keressünk hibát 1.png

Ezzel megkapjuk, mennyi volt nyitó napló szerint az adott főkönyvi szám egyenlege.

Nyitó analitikai lekérdezések:

Kérjük le úgy a pénzügyi nyilvántartást, hogy a határ dátumok a vizsgált időszak előtti utolsó napra essenek, hiszen minden ami ezen beállításokkal kiegyenlítetlen szerepelnek (kellene) a nyitó naplóban, tehát ha a vizsgált időszak 2022.01.01.-2022.06.30 akkor a határ dátum 2021.12.31.

Hogyan keressünk hibát 2.png

Továbbá ez az egyetlen olyan eset amikor a szállítói / vevői számla rögzítés menü is használható. Kérjük le a “csak nyitó tételeket”

Hogyan keressünk hibát 3.png

Így csak azon számlák jelennek meg, melyek nyitónak lettek jelölve, tehát kellene szerepelniük a nyitó naplóban.

Ebben az esetben a kimutatás alján látott Bruttó összeseneknek kell megegyeznie a főkönyvi kimutatással.

Hogyan keressünk hibát 4.png

Nem egyezik a nyitó egyenleg:

Felmerül a kérdés miért nem egyezik:

Általában a nyitás során az analitika kerül először rögzítésre, meg van jelölve, hogy nyitó, így amikor “könyveljük” ezen számlákat bekerül a nyitó naplóba a hozzá tartozó bejegyzés. Eltérés akkor szokott előfordulni, amennyiben nem így történik

Tipikus okok:

  • nem lettek a számlák nyitóként megjelölve
  • fel lett rögzítve az analitika, de nem lettek beszúrva nyitó napló tételek
  • fel lett rögzítve analitika nélkül a nyitó napló (mert pl. átvett könyvelésnél nem érkezett még meg az analitika)
  • rossz évre lettek beszúrva a nyitó napló tételek (meg kell adni a nyitó analitika könyvelésében a nyitó dátumot, rossz dátum lett megadva)

Megoldás:

Meg kell keresni partner szinten, mely partnerek esetében van eltérés.

Le kell kérni a főkönyvi kartont (kartonokat) csak nyitó naplóból jövő tételek kimutatásával, illetve le kell kérni a pénzügyi nyilvántartást. Így mindkét kimutatás partnerenként csoportosított lesz. Mindez elvégezhető, illetve sok partner esetében ajánlott inkább az exceles kimutatásokkal elvégezni, és FKERES függvénnyel ellenőrizni, hol van az eltérés.

Újra “könyvelés”:

Abban az esetben, amikor az analitika a helyes, meg lehet tenni, hogy visszanyitjuk az összes nyitó analitikát, így amelyikhez volt nyitó napló sor, törlésre kerül, majd újra könyveljük, így biztosan egyezni fog.

Nyitó egyezik - időszakon belül van az eltérés:

Meg kell keresni, mikortól van eltérés, ehhez szűkíteni kell az időszakot, érdemes mindig felezni az időszakot, majd utána megkeresni a napot,az alábbiakból látszik, érdemes kétszer megnyitni az IMA-t, illetve két monitoron csinálni, sokkal gyorsabb,

példa:

2022.01.01.-2022.06.30 a vizsgált időszak

1. lekérjük 2022.01.01.-2022.03.31. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.03.31. az analitikát -> egyezik

2. lekérjük 2022.01.01.-2022.06.30. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.06.30. az analitikát -> nem egyezik, mivel tudjuk, hogy az eltérés nem 1-3 hóban van 4-5-6 hóban megyünk tovább

3. lekérjük 2022.01.01.-2022.04.30. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.04.30. az analitikát -> egyezik

4. lekérjük 2022.01.01.-2022.05.31. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.05.31. az analitikát -> nem egyezik, meg kell keresni a napot

5. lekérjük 2022.01.01.-2022.05.15. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.05.15. az analitikát -> egyezik, akkor a hónap 2 felében van a gond

6. lekérjük 2022.01.01.-2022.05.20. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.05.20. az analitikát->egyezik

7. lekérjük 2022.01.01.-2022.05.25. a főkönyvet, 2015.01.01.-2022.05.25. az analitikát -> nem egyezik, tehát az eltérés 05.20 és 05.25 között van

8. ez követően naponként haladunk, így pl megtaláljuk, hogy 05.23-án van az eltérés

Ismert a dátum, meg kell keresni a partnert:

Kérjük le az adott napi főkönyvi kartont partnerenként csoportosítva így kiderül az adott napon mely partnerekre van könyvelés

Hogyan keressünk hibát 5.png

Érdemes a “0 egyenleggel rendelkező partnerek” pipát is betenni, hogy azon partnerek is megjelenjenek akikre van könyvelés de főkönyv szerint 0 az egyenlegük.

Ebből megtudjuk mely partnereket kell ellenőrizni.

Ezt követően a fenti egyeztetést a 05.23-as határ dátummal, egyesével, partnerekre bontva végezzük el. Ebből ki fog derülni mely konkrét partnernél kell keresni az eltérést.

Végül adott partnerre vizsgálva az analitikát és a főkönyvet már látszódni fog mi okozza az eltérést. Lásd leírás elején, tipikus eltérést okozó esetek.

Kimutatások részletes leírása

Főkönyvi kimutatás:

   I. Főkönyvi kivonat PDF-ben: Pénzügy számvitel / főkönyvi könyvelés / jelentések / főkönyvi kivonat

Dátum kezelés 1.png

Ennek eredményeképp látjuk a főkönyvek egyenlegeit

Kimutatások részl leírása 1.png

   II. Partnerenkénti egyenleg, adott karton, PDF-ben: Pénzügy számvitel / főkönyvi könyvelés / jelentések / főkönyvi karton

Lehetőség van partnerenként csoportosított kartont lekérdezni. A tételek kimutatása pipát KI kell venni, a csoportosítás partnerenként pipát BE kell tenni.

Kimutatások részl leírása 2.png

Érdemes szűrni egy (vagy több főkönyvre)

Kimutatások részl leírása 3.png

Így megkapjuk az adott karton partnerekre bontott egyenlegét

Kimutatások részl leírása 4.png

   III. Partnerekre bontott egyenleg táblázatos formában Főkönyvi könyvelés / egyszerűsített excel export / főkönyvi kivonat

Lehetőség van a szűrések között a “Csoportosítás partnerenként” opciót beállítani. Ekkor minden 31* és 454* főkönyvi szám partnerenkénti alábontással jelenik meg.

Kimutatások részl leírása 5.png

Kimutatások részl leírása 6.png

Analitika kimutatások:

   I. Pénzügyi nyilvántartás - PDF-ben Pénzügy számvitel / főkönyvi könyvelés / jelentések / szállítói és vevő pénzügyi nyilvántartás meghatározott időpontban

Dátumok a fent leírtak szerint:

pl.:

Dátum kezelés 2.png

Ennek eredményeképp kapunk egy partnerenként bontott PDF-es kimutatást, melyben látszik forintban és devizában az adott partner egyenlege:

Kimutatások részl leírása 7.png

kimutatás végén az összesített egyenleg látszik:

Kimutatások részl leírása 8.png

   II.Korosított lista Számlázás / Kimutatások / Számlák korosítása menüben

Ez egy táblázatos kimutatás, tehát exportálható excelbe.

Működést tekintve szinte megegyezik az előzővel. Két fontos különbség van, ebben a kimutatásban számla kelte szűrés is van, illetve itt nincsen partnerenkénti összesítés.

Dátumok használata:

Számviteli teljesítés dátuma: az előzőek szerint

Korosítás dátuma: az előzőek szerinti határ dátum

Fontos: a lista számla keltére IS szűr, ezért érdemes a kelte vége dátumot nagyobb intervallumra hagyni, hogy a későbbi keltezésű de szv. teljesítésben a vizsgált időszakra eső számlák ne maradjanak ki

Kimutatások részl leírása 9.png

A részletes adatok kimutatása lehetőséget használva több, a későbbi összegzést vagy szűrést segítő oszlop jelenik meg.