Számlákkal kapcsolatos további műveletek

Számla rögzítése Számlázás / Számlázás Számlázás / Számla rögzítés menü pontokban: Számlákat az Új gombbal hozunk létre, a Karton gombbal tudjuk megnyitni ránézni, módosítani a még le nem könyvelt számlákat. Könyvelés után már csak a főkönyvi számot, ÁFA bevallási sort, munkaszámot és költséghelyet lehet módosítani. Törlés csak a még le nem könyvelt tételek esetén lehetséges. Könyvelt számlát már csak sztornózni tudunk.

Számla másolása / Jóváírás

Másolhatunk számlát ha több hasonló számlánk van, megkönnyítve ezzel a rögzítést. A “Műveletek” gomb legördülő menüjében az aktív számlára vonatkozóan, amin állunk, választhatjuk a “Másolás” gombot, megtartja a partnert, és a számla tétel sorokat, de minden adat módosítható. Ügyeljünk rá, hogy számla másolásakor a dátum adatok törlődnek, azokat szükséges először megadnunk ahhoz, hogy a tételeknél az áfa bevallási sort kezelni tudja az ima!

Jóváírás

Mínusz számla esetén, nem írunk ‘-’ jelet az összeghez, jóváíró típusú számlát hozunk létre. A számla karton felső részén lévő Bizonylat típus beállításával. A jóváíráshoz is használhatjuk a másolás funkciót, az aktív számla adatait lemásolva hozza létre a jóváíró számlát.

Adott sor jóváírására is van lehetőség, egy normál típusú számla 1 tételsorát is be tudjuk állítani a tétel kartonján jóváíró sorként.

Sztornózás

A sztornózni kívánt számlán állva, Műveletek / Sztornó menüvel, kis felnyíló ablakban adjuk meg a dátum adatokat, majd ima az aktív számla adataival létre annak sztornóját, melyet a rögzítés menetéhez hasonlóan OK-val rögzítünk, Könyvelés gombbal véglegesítünk, utána ugyanezekkel az adatokkal rögtön felkínálja a lehetőséget egy új számla kiállítására is, így csak a téves részt kell átírnunk. (Figyelem a számla dátum mezőit és a számla szállítói számát üresen hozza!) Az így összekapocslt számlák automatikusan összepontozódnak, pénzügyileg rendezik egymást.

A különböző számlatípusokat, mint számla, jóváíró, sztornó természetesen közvetlenül is létrehozhatjuk, Új számla rögzítésekor a számla karton felső sorában a Bizonylat típus megadásával. Ezek egy számlán belül is állíthatóak, ha egy számlán belül akarunk egy jóváíró sort létrehozni, az adott tétel kartonjának bal felső sarkában tudjuk a “Bizonylat típus”-t beállítani.

A külön sztornó típusuként létrehozott, az eredetivel nem öszekapcsolt számlát, a Technikai számla használatával tudjuk össezpontozni.

Kiegyenlítetlen összeg elvezetése

Számlákon maradt kiegyenlítetlen összegeket el tudjuk vezetni ezzel a funkcióval.

Szükséges hogy Technikai Törzsben létrehozzunk egy Technikai számlát amin be pipáljuk a Kiegyenlítetlen összegek elvezetését.

Majd rá állunk arra a számlára ahonnan elszeretnénk vezetni az összeget. Műveletek/Kiegyenlítetlen összegek elvezetése.

Ezután átlépünk a Technikai naplóba megkeressük a számlát kiválasztjuk a technikai számlát amit korábban létrehoztunk az ilyen tételek elvezetésére és a könyvelés gombbal véglegesítjük.

Nyitó számla

Nyitó számlát a számla karton bal felső sarkában lévő “Nyitó” feliratú pipa bejelölésével tudunk készíteni.

További információ: Nyitás

Elhatárolás, költségmegosztás

Ezeket a funkciókat a számla lekönyvelése előtt tudjuk használni, könyvelés után már nem vezetődnek át a felosztások! A felosztott tételeket vegyes naplóban látjuk.

1. A számla összegének szétosztása két év között

A klasszikus aktív/passzív elhatárolás. Vevő és szállító számla tétel sor kartonon is meg tudtok adni időbeli elhatárolást, ez a tényleges elhatárolásra vonatkozik, amikor meg akarjuk osztani 2 év között az összeget. Tehát IMA úgy számol, hogy kezdő dátum / vég dátum közti napok száma, ebből hány nap esik következő évre, ezt osztja meg vegyesben. A kezdő dátummal leveszi, vég dátummal visszateszi. Kedző dátum, a számla számviteli dátuma, visszafelé nem határolunk el automatikusan. Ehhez van főbeállítás, hogy hova könyvelje aktívat, passzívat.

FONTOS: ez NEM arra való amikor egyik évből a másikba akarjátok tenni az egész összeget, ez arra van amikor ténylegesen meg kell osztani.

2. Eltérő évben szereplő ÁFA

Év váltás esetén szeretnénk a költséget 2019-ben, az ÁFA-t 2020-ban látni. Idézőjelben van, mert ezt nem tekintjük igazi elhatárolásnak, hiszen nem osztjuk meg az összeget, hanem teljesen visszatesszük előző évbe.

Ebben az esetben elég, hogy ha a számla fejlécében az eltérő időszaki ÁFA lehetőséget használjátok. Teljesítés dátuma 19, ÁFA telj 20, így az egész (általában költség) előző év lesz.

Az ÁFA pedig a főbeállításokban megadott eltérő időszaki ÁFA főkönyvi számon kerül át egyik évből a másikba.

3. Kézi költség megosztás:

Ez a funkció szállítói számláknál érhető el. Csak éven belül működik! Meg tudtok adni több dátumot és több összeget amikorra vegyesen keresztül átvezeti IMA a költséget.

Lehet használni:

- időben múltba és jövőbe (éven belül)

- nem teljes összegű megosztásra

- időszakonként eltérő összegű megosztásra

Főbeállításban megadott főkönyvi számra leveszi IMA és adott dátumokkal visszateszi a költséget.

4. Bevétel és költség megosztás - automatikus:

Vevő és szállító oldalon is, éven belül, és évek közt is, akár több éven át történő hónapról hónapra egyenlő összegben végezhető vele megosztás.

Tehát pl: éves liszensz díjat értékesítünk, minden hónapban szeretnénk látni az adott hónapra eső bevételt, hogy a valós eredményt lássuk a havi riportban.

Megnyomjátok megosztás automatikus gombot, megadjátok a kezdő és vég dátumot. IMA a kettő között minden hónapra, a hónapban szereplő napok száma alapján megosztja az összeget.

Külön kezeljük az éven belüli és éven túli megosztást, így van ellenőrzési pontotok záráskor.

Főbeállításban kell megadni a főkönyvi számokat.

Tudtok vele kezelni:

- bevételt és kiadást is

- minden esetben havonkénti megosztást

- múltban kezdődő és jövőben végződő dátumot

- teljesítéssel kezdődő és jövőben véget érő dátumot

- teljesen jövőbe eső dátumokat

- forintot és deviza összegeket is

- éven belül

- éven túl

- több éven túl is megosztást is.

Számlák importálása

A megfelelő csv fájlok használatával a Számlázás /Számla rögzítés/ Szállítói-, Vevői számla import menükön keresztül lehetséges.

A vevő és szállító számlák importjához ugyanazt az import fájl formátumot használjuk.

Import előtt

Kezdő\ cégadatok \ bank \ alapértelmezett pipa legyen bent, hogy melyik számlaszám kerüljön a vevő számlákra.

Az ÁFA kulcsot ne felejtsük beállítani. ÁFA_kulcsok

Import fájl leírása

Alábbi linken megtalálható az import minta fájl, és a használatához tartozó információk, a pdf-et figyelmesen olvasd át.

Import minta fájl

IMA - Billcity számlakép átadás

Billcity számla kép PDF

Számla import felület - Kijelölt számlák átvétele

Számlázás / Számla rögzítés / Szállítói számla import; Vevői számla import felületeken, bármilyen forrásból behozott adatok esetén, csak a kijelölt számlák kerülnek átemelésre, kijelölést a szokásos billentyűk használatával, Shift a folyamatos -, Ctrl az egyedi kijelölésekhez, illetve teljes kijelölést a Shift+Ctrl+lefelé nyíl használatával tudunk megtenni. Egy adott behúzott, importálható adatokat, több külön-külön kijelölt szakaszonként át lehet venni, különböző főkönyvi, ÁFA kulcs vagy könyvelési csoport beállításokkal, ezek megadása tetszőleges, de valamely érték kitöltése az összes kijelölt számlán érvényre kerül.

Utólagos adat feltöltés már importált számlákhoz

Számlázás / Kimutatások / Számla analitika

A már betöltött számlákhez van lehetőség utólag feltölteni munkaszámot, költséghelyet, VTSZ számokat a menüpontban a megfelelő gomb megnyomásával a felnyíló ablakból letöltheő minta import fájl, ennek kitöltése után ugyenezen ablakban lehet a kitöltött fájlt bolvasni/kiválasztani a könyvtárból, és átemelni az importálás gomb segítségével.

Számlák visszanyitása

A Pénzügy/Számvitel / Főkönyvi könyvelés / Számla viszsanyitás menüben lehet a külső bizonylatú számlákat visszanyitni.

Van néhány kivétel. A már átértékelt devizás számlákat, és készletes számlákat nem lehet visszanyitni.

A kp-es kiegyenlítésű, pénztárbizonylattal rendelkező számlákat nem engedjük visszanyitni, amíg a bizonylat nincs lekötve a számláról. A pénztár naplóban tudod lekötni a bizonylatot. (lekötés itt találod)

Devizás számlák átértékelése

Számlán történő átértékelés

Az egyes számla kartonján belül, a Műveletek / devizaátértékelés menüpontban lehet adott számlát átértékelni, és ugyanitt tudjuk törölni az esetleges téves átértékelést.

Kötegelt átértékelés

A Számlázás / Kimutatások / Számlák korosítása / Átértékelés menüpontban lehet kötegelten átértékelni a számlákat. A kívánt szűrések beállítása után, a kiválasztott pénznem szerint az összes kijelölt számlára egyszerre lehet elvégezni az átértékelést

Számlaképek feltöltése

Számlázás / Feltöltött állományok

Van lehetőség a fájl feltöltés ablakba “behúzni” a feltölteni kívánt fájlt (drag&drop)! A fájlt “meg kell fogni” az eredeti helyén és az IMA fájl feltöltés ablakára ráhúzni, a táblázat fölé. Ezt a funkciót használva nem szükséges a feltöltés / betöltés / mappa kiválasztás / fájl kiválasztás műveletet elvégezni.

Szállítói könyvelési csoport módosítás

A Számlázás / Számla rögzítés / Szállítói számla rögzítés / Műveletek menüpontban elérhető funkció, a “Könyvelési csoport módosítása”. A funkció kötegelten használható, tetszőleges számú számla kijelölhető a listában. Ezután a Műveletek / Könyvelési csoport módosítása menüpontra kattintva egy felugró ablakban a lehulló menüből kiválasztható a könyvelési csoport. Az OK gombra kattintás, majd Aktualizálás (F2) után láthatóvá válik az új könyvelési csoport. Fontos, hogy csak igény státuszú számlákra indítható a művelet.

V-Edith és Quick integráció

API adatkapcsolat a V-Edith és a Quick rendszerekkel. A V-Edithből a számla adatok és számlaképek is átemelhetők. A Beállítások / Főbeállítások / Ügyfélspecifikus beállítások V-Edith, illetve a Quick API részen kell megadni az API kulcsot az összeköttetéshez, ez után az Edith számla adatok elérhetőek.

A Számlázás / Számla rögzítés / Szállítói számla import menüpontban a V-Edith gomb használatával a számla adatok betöltődnek, amik a szokásos módon átemelhetők az IMA rögzítési felületekre.

Számlaképek átemeléséhez, mindkét rendszerből a számla feldolgozási felületeken lehet hozzáférni.

A Számlázás / Számla rögzítés / Szállítói/Vevői számla rögzítés menüpontokban a / Műveletek/ Quick adatátemelés menüvel a már átemelt számlákhoz hozzárendelhetjük a számlaképeket.

A Számlázás / Számla rögzítés / NAV- Szállítói/Vevői számla letöltés menüpontokban az átemelés előtt is hozzárendelhetjük a számlákhoz a számlaképeket.

Az adatok 4 óránként automatikusan letöltődnek, a Quick adatátemelés gombot nem szükséges használni, csak ha a 4 órán felüli, azonnali adatlekérést szeretnénk indítani.

Számlák könyvelési paraméterekkel történő ellátása

1. Munkaszámok és költséghelyek alkalmazása a számlán

Az IMA lehetőséget ad a számlákon a munkaszámok és a költséghelyek megadására. A Számlázás – Számla rögzítés – Szállítói számla rögzítés, Vevő számla rögzítés, illetve a Számlázás – Számlázás IMA-ból – Vevő számla készítése menüpontokban is elérhető a funkció. A számla fejadatainak rögzítése után lehet rögzíteni a számlán szereplő tételeket. A munkaszámok alapján meghatározhatjuk, hogy milyen feladathoz rendeljük hozzá a tételt, illetve azt, hogy melyik költséghelyhez.

Amennyiben a kívánt munkaszám, vagy költséghely még nem szerepel a törzsben, úgy azokat ebben az ablakban a szokásos módon fel lehet vinni. Ezen paraméterek megadásával szűrhetőek a számlák mind a számla rögzítés, mind pedig a számlatörténet menüpontban. A szűrésnél ki lehet választani, hogy melyik adatra szeretnénk szűrést indítani.

2. A számlák címkézése – saját megjegyzéssel való ellátásának lehetősége

A számlák rögzítésekor lehetőséget ad a program arra, hogy egyedi megkülönböztető megjegyzéseket adjunk a számlákhoz, ami magán a számlán nem jelenik meg. Ezt a következőképpen lehet elvégezni: A számla fejadatainak rögzítésekor, de akár később is lehet rögzíteni a megjegyzéseket (címkéket). A rögzítő ablakban a számla szám mellett található egy kis „ceruza” ikon, amely segítségével hozzá tudjuk adni a címkét. Az egyszerűbb kereshetőség miatt a már korábban használt címkék mentésre kerülnek az adatbázisba.

Az ikonra rákattintva megjelenik a beviteli képernyő, ahol választani lehet az Egyedi kommentek, Számla megjegyzések és a Számla összesen alatti megjegyzések közül. FONTOS! – A számla megjegyzések és a Számla összesen alatti megjegyzések meg fognak jelenni a számlán is, míg az Egyedi kommentek nem jelennek meg.

a. Egyedi komment hozzáadása

Amennyiben vannak már rögzített kommentek, akkor azok az Egyedi kommentek fülön megjelennek.

Ha még nem rögzítettünk fel ilyen adatot, akkor az Új gomb segítségével meg tudjuk tenni megjelenő felugró ablakban. Pl:

majd az OK gomb megnyomásával elmentjük, és azonnal meg is fog jelenni a listában.

Az egyedi kommentekre van lehetőség szűrni hasonlóan, mint a munkaszámra, illetve a költséghelyre is.

De az említett adatok megjelennek a számlalistában is, így ezekre lehet rendezést is futtatni, de ahhoz, hogy ezek megjelenjenek szükséges beállítani a Részletes adatok mutatását.

Számla analitika - Tömeges műveletek

Számlázás / Kimutatások / Számla analitika menüpontban az Adatok tömeges módosítása gombbal a kijelölt sorokon tudunk megadni Főkönyvi számot, ÁFA bevallási sort, Munkaszámot, Költséghelyet, VTSZ számot. Az új vagy módosító adatokat igény számlák esetén lehet futtatni.