IMA használatához szükséges kezdeti beállítások
Az IMA használata előtt számos beállításra szükség van
Tartalomjegyzék
Alapbeállítások
Cégadatok beállítása
A vállalkozás adatait a Program adminisztráció modul – Kezdő – Cégadatok módosítása menüponton keresztül tudjuk beállítani.
Az ezen a lapon megadott adatok szerepelnek a programból kiállított számlákon, bevallásokon, így törekedjünk a pontos adatkitöltésre.
Az első kitöltendő adat az Adószám (ha rendelkezünk vele, lejjebb a Közösségi adószám) kitöltése, majd a Cég bankok megadása.
A bankszámlaszámok rögzítése a Cég bankok -on belül, az Új gombra kattintva történik. Itt azokat a bankszámlaszámokat szerepeltessük, amiket az imából számlázva a számlán szerepeltetni szeretnénk. Egy bankot akkor is meg kell adni, amennyiben számlázás nem, csak könyvelés történik.
Fontos, hogy az alapértelmezett pipát a megfelelő bankhoz tegyük be! (Több bank esetén válasszuk ki, melyik legyen az alapértelmezett, de egy esetén is legyen megjelölve, mert ez alapján fogja a kiállított vevő számlára / bevallásra automatikusan betenni a megjelölt bankszámlaszámot.) Az alapértelemezett bankot pénznemenként tudjuk meghatározni, számla írásakor a számla pénznemének megfelelő bankszámlaszámot fogja automatikusan megjeleníteni a bizonylaton.
A válalkozás adatainka megfelelően töltsük ki a többi adatot is, ha IMA-ból számlázunk, akkor az itt megadott e-mail cím, internet cím, telefon, fax elérhetőségek fognak megjelenni a számlaképen.
A jobb oldalon, a kék menüválasztóban haladjunk végig és töltsük ki a megfelelő lapokat is - Első sorban adjuk meg a székhely címét és a főtevékenység kódját.
Az OK gombra kattintva mentjük a módosításokat.
A beállítások mentése után újra kell indítani a programot! A cégadatokat a rendszer az induláskor olvassa ki, így egy újraindítás szükséges a felvitt adatok betöltődéséhez.
Cég adózás, ÁFA típusa
Az adózás és áfa típus beállításokhoz kattintsunk a bal felső sarokban található Beállítások menüre, majd azon belül válasszuk a Főbeállítások lehetőséget.
Ez után a Kék sávban keressük meg az Adózási típus lehetőséget és kattintsunk rá. Ez után megjelenik az adózási és áfa beállítási lehetőség.
A képernyő felső felében az adózási típus beállítására ven lehetőség. Az Új gombra kattintva a felugró ablakban adjuk meg az adózási mód kezdetének dátumát, illetve annak típusát. Vége dátumot nem szükséges megadni, az csak az adott adózási típusból való átlépéskor töltendő.
A képernyő alsó felében az ÁFA típust adhatjuk meg. Alapértelmezetten minden létrehozott cég általános áfa adózás szerint kerül létrehozásra, itt csak a Pénzforgalmi áfát kell jelöljük. Itt is először a kezdő dátumot kell megadjuk, majd a legördülő menüből válasszuk ki a Pénzforgalmi áfa lehetőséget.
Fontos: A pénzforgalmi áfa jelleget az előtt állítsuk be a cégnél, mielőtt bizonylatot rögzítünk, hiszen ettől a beállítástól kezdve alkalmazza a program a pénzforgalmi szemléletet. Hiába dátumozzuk visszamenőlegesen, a már felrögzített bizonylatokat továbbra is általános áfásként kezeli, ezek javítása kizárólag a bizonylatok kitörlésével és újrarögzítésével valósul meg.
Számlatükör testreszabása
Az IMA összetett rendszerként sok automatizmussal rendelkezik, melyekhez induláskor a megfelelő beállítások elengedhetetlenek, mielőtt ezeket a beállításokat megtennénk, a hivatkozni kívánt főkönyvi számok használatához alakítsuk ki számlatükrünket.
A számlatükröt a Pénzügy/Számvitel menü, Főkönyvi könyvelés almenüjében találjuk.
A számlatükör főkönyvi számai alábonthatók, illetve az alábontás megszüntethető (amennyiben még nem történt könyvelés az adott fk. számra).
Ha egy főkönyvi számot alá szeretnénk bontani, csak létre kell hozni egy "Új"-al, a következő helyiértéknek megfelelő számozással (91 után csak 911 következhet, nem lehet 9111), beírom, hogy 454231, elnevezem, beállítom a Mérleg/Erdemény sorokat, hogy hozvá tartozik. Innentől a létrehozott új alábontás a használható főkönyv és a 45423 csoportosító sorrá változik, megszűnik a rákönyvelhetőség, fő sorokra nem könyvelhetünk.
Ha már esetleg történt arra a főkönyvre könyvelés, amit alászeretnénk bontani, akkor annak tartalma az elsőnek létrehozott alábontó sorra fog kerülni.
Törölni, alábontást megszüntetni is mindig a hieararchia szerinti legalsó alábontástól tudunk fölfelé, abban az esetben, ha arra a főkönyvi számra még nem történt könyvelé vagy hivatkozás, pl. alapbeállításként meg vannak adva szállító és vevő könyvelési csoportok a “Pénzügy/számvitel / Beállítások / Könyvelési csoport /szállító és vevő könyvelési csoport” menüpontokban, illetve néhány főkönyvi szám a főbeállításban is szerepel “Beállítások / Főbeállítások” menüben. Ha ezeket törölni szeretnénk, a kitörlés előtt állítsuk át bármilyen más főkönyvi számra, ezzel felszabadítva az adott főkönyvet a kitörléshez, majd ha kitöröltük a számlatükörben, utána a kialakított számlatökür szerint megfelelő főkönyvi számot állítsuk be a hivatkozásokhoz.
A Számlatükröt használhatjuk magyar német és angol nyelven.
Beállíthatjuk, hogy adott főkönyvi számra kötelező legyen megadni munkaszámot/költséghelyet, így azok megadása nélkül nem tudnak könyvelést létrehozni rájuk vagy amennyiben már nem használjuk az adott főkönyvet, akkor már ne lehessen rákönyvelni.
Átalányadós ev. esetén, ha a könyvelésből, a bevétel alapján akarjuk számfejteni a jövedelmet, a bevételi főkönyvi számon adjuk meg, a használatát és a költséghányad mértékét.
Jelölhetjük, ahol a szállítói számlán a részletes adatokat is szükséges tölteni, mennyiséget, vtsz számot. is megjelölhetünk kötelezően
Főbeállítások - könyvelés előtt szükséges beállítások
“Beállítások/Főbeállítások” Háttér könyvelési folyamatokhoz használatos főkönyvi számok, szabályok megadása!!!
Főbeállítások - könyvelés előtt szükséges beállítások
Pénzügy/Számviteli alapbeállítások
Pénznemek használata
A pénzügyi és számviteli beállítások közül az egyik legfontosabb beállítás a pénzem rögzítése, melyre a következő felületen nyílik lehetőség: Pénzügy/Számvitel – Beállítások - Pénznem
Itt kattintsunk az Új gombra és válasszuk ki a letölteni kívánt pénznemet.
Az új pénznem hozzáadása után az ima betölti az MNB árfolyamot, melyet ezután a bank, pénztár, és számla rögzítésekor az aktuális dátum szerint felkínál.
A kézi árfolyam mező bepipálása esetén egyedi árfolyamot adhatunk meg, ebben az esetben nekünk kell az aktuális árfolyaminformációkat rendszeresen feltölteni a programba. Ezt a felső vonalzón lévő Árfolyam gombbal tehetjük meg. Az itt felugró ablakban kattintsunk az új mezőre, így lehetőségünk nyílik a dátum és a hozzá tartozó árfolyam feltöltésére.
Bank létrehozása, beállítása
A cégek menüpontban létrehozott, és minden további könyvelni kívánt bankszámlának be kell állítani a “Pénznem” és “Főkönyvi számlaszám”-ot, ezt a „Pénzügy/Számvitel” – „Bank” / „Bank” menüpontban tehetjük meg a “Karton” (ill. “Új”) gomb használatával.
A HUF pénznemet nem szükséges kiválasztani, az az alapértelmezett, csak a devizát állítjuk be. Egy bank alá több bankszámlaszám is tartozhat. Itt tudunk több bankot is felvinni, amit a “Banknaplóban” használni szeretnénk. A kezdő menüpontban a cégbank a számlázáshoz tartozó bankot jelenti, itt pedig a további számlákat, alszámlákat vezethetjük, amiken még pénzmozgást kezelünk.
Pénztár létrehozása, beállítása
A Pénzügy/Számvitel modul - Pénztár - Pénztár menüpontban az Új gomb megnyomásával tudunk pénztárat létrehozni.
Első a pénztár kódjának és nevének megadása, majd a pénznem és a használni kívánt Főkönyvi számlaszám kiválasztása.
Forintos pénztár esetében “Kerekítés” beállítása, az 5-ös beírásával történik, és szükséges a kerekítés különbségére használatos főkönyvi számok megadása (pl. 8698, 9698).
A pénztári bizonylatok számozására egyedi előtagot van lehetőségünk beállítani
A pénztár kartonján, a Bevételi- / Kiadási pénztárbizonylat Karton gombjára kattintva megadjuk az előtagot, a számjegyek számát, az évszám (2 karakter) számjegyű használatát, illetve kézi számozást is választhatunk.
Ezeket a beállításokat az első használat előtt tudjuk megtenni, utána év közben már nem módosítható, következő évben tudunk ismét változtatni rajta. Érdemes a bevételi és kiadási bizonylatok megkülönböztetése, illetve több pénztár esetén a pénztárak megkülönböztetésére is eltérő számozást alkalmazni, hogy a bizonylatok könnyebben azonosíthatók legyenek. Fontos, hogy a lenti számozási körök ablakon belül is meg kell nyomni az Új gombot. Azok a beállítások kerülnek alkalmazásra melyek a táblázatban szerepelnek, fent a világos kék keretben csak tájékoztatásul szerepeltethetőek az adatok.
Ne felejtsük el hozzáadni a felhasználókat pénztár felelősnek!
A pénztárhoz hozzá kell rendelni a pénztár felelősöket. E nélkül nem lehet a pénztárban dolgozni, készpénzes számlára kiegyenlítést rátenni, a kp számla könyveléskor az automatikus pénztrábizonylat nem tud elkészülni, így nem tudjuk lekönyvelni. A pénztár karton gombjára kattintva a felnyíló ablak baloldalán látható kék sávban a Pénztár felelősök menü, ennek kiválasztása után az Új gombra kattintva legördülő menüből tudjuk a kívánt felhasználót hozzáadni.
Egyéb beállítások
Számozási körök
A számozási körök beállítása a Program adminisztráció menü, Számozási körök almenüjénben szabhatók testre, aszámlák, jogcímek stb. sorszámozásának formáját tudjuk itt megadni.
Imából számlázás esetén beállíthatunk saját vevői számla sorszámozást
A folyamatos sorszámozáshoz adhatunk meg egy szabadon választott előtagot; kiválaszthatjuk, hány karakteres legyen az évszám és hány helyiértékű a sorszám. Lehetőségünk van akár kézi sorszámozást is választani. Ezt egy évre vonatkozóan egyszer lehet beállítani, év közben már nem módosítható.
Van lehetőség új sorszámtartomány használatára, így több sorszámot is használhatunk egyszerre, mintha több számlatömbünk lenne, például a különböző terület/ágazati részlegek számára. Ezt az Új vevői számla számozási kör funkcióval tudjuk létrehozni.
Az elsődleges továbbra is az eredeti számozási kör lesz, számlázáskor a számla kartonon a számlaszámnál lévő kis zöld nyíllal tudunk váltani másik számozási körre.
